Invoice konsinyasi: isi wajib, penomoran, dan kapan dikirim

Invoice konsinyasi berbeda dari invoice penjualan biasa. Anda tidak menagih barang yang dikirim, tapi barang yang sudah laku — dikurangi bagian toko. Karena angkanya berasal dari laporan toko sendiri, invoice yang baik membuat hubungan keduanya terlihat dalam sekali baca.

Isi yang wajib ada

• Identitas penerbit: nama perusahaan Anda, alamat, NPWP kalau ada, dan rekening tujuan pembayaran.
• Identitas toko: nama toko dan alamatnya seperti yang mereka pakai, bukan singkatan internal Anda.
• Nomor invoice dan tanggal terbit.
• Periode penjualan yang ditagih — bulan mana, bukan tanggal Anda membuatnya.
• Rincian per produk: nama, jumlah terjual, harga satuan, total.
• Penjualan kotor, fee konsinyasi (persentase dan nominalnya), dan jumlah yang harus dibayar.
• Jatuh tempo, dihitung dari termin toko itu.
• Terbilang, untuk jumlah akhir. Masih diminta banyak bagian keuangan di Indonesia.

Yang paling sering hilang adalah periode penjualan. Tanpa itu, invoice yang terbit 5 Oktober untuk penjualan September akan dicatat toko sebagai tagihan Oktober, dan rekonsiliasi akhir tahun jadi berantakan.

Penomoran yang tidak bentrok

Nomor invoice harus bisa ditebak oleh Anda sendiri dan tidak pernah berulang. Pola yang bekerja baik untuk konsinyasi adalah kode toko diikuti bulan dan tahun periode penjualan, misalnya SRG-01/09/2026 untuk penjualan September di toko SRG-01.

• Satu toko, satu periode, satu nomor — kalau nomor yang sama muncul dua kali, ada laporan dobel.
• Bulan dan tahun mengikuti periode penjualan, bukan tanggal cetak. Menerbitkan ulang invoice September di bulan Oktober tidak boleh mengubah nomornya.
• Jangan memakai nomor urut global lintas toko. Begitu satu laporan datang terlambat, urutannya bolong dan tidak bisa dijelaskan.

Kapan sebaiknya dikirim

Kirim segera setelah laporan disetujui, dan sepakati tanggal laporan per toko sejak awal. Kalau toko biasa mengirim laporan tanggal 5, tagihan sebaiknya sampai tanggal 6 atau 7 — selagi angkanya masih segar di ingatan mereka. Invoice yang datang tiga minggu setelah laporan hampir selalu diperiksa ulang dari awal.

Termin 14 dan 30 hari adalah yang paling umum untuk toko mitra. Yang menentukan bukan panjang terminnya, tapi apakah Anda menagih di tanggal yang sama tiap bulan. Brand yang tagihannya datang tanggal 6 tiap bulan dibayar lebih cepat daripada brand yang tagihannya datang kapan-kapan.

Menagih tanpa merusak hubungan

1. Hari jatuh tempo: kirim pengingat singkat dengan invoice yang sama dilampirkan.
2. Lewat 7 hari: telepon orang yang menangani pembayaran, bukan kasir toko.
3. Lewat 30 hari: hentikan kiriman baru ke toko itu sampai tagihan lama dibayar, dan katakan begitu dari awal — sebagai aturan, bukan sebagai ancaman.

Dokumen itu milik Anda

Apa pun aplikasi yang Anda pakai untuk membuatnya, invoice yang diterima toko adalah dokumen perusahaan Anda: kop, logo, rekening, dan penanda tangan Anda. Di Konsina, nama aplikasi tidak pernah muncul di invoice yang diterima toko.